賃貸契約の満了日が近づくと、「このまま住み続けたいけれど、何をすればいいのか分からない」「更新料が高い気がするが妥当なのか知りたい」といった不安を抱く人が少なくありません。貸主側も同様に、手続きの遅れや書類不備が原因で空室リスクが生じることを避けたいところです。本記事では、賃貸管理 更新手続きの全体像を基礎から整理し、借主・貸主どちらにとってもトラブルなく進められる方法を解説します。読むことで、必要書類の準備時期や費用の目安、2025年度に有効なサポート制度まで一気に把握できるはずです。
更新手続きの基本的な流れを押さえる
まず押さえておきたいのは、更新手続きが「通知」「合意」「書面化」「費用支払い」という順序で進む点です。多くの管理会社は満了日の３か月前を目安に更新確認書を送っていますが、民法上は貸主が通知義務を負うわけではありません。とはいえ、借主が回答を遅らせると家賃引き落とし設定や保険切替えがスムーズにいかず、思わぬトラブルに発展します。一方で、貸主側も回答期限を明示しないと自動更新と判断される可能性があるため、双方の権利を守るために書面通知は実務上ほぼ必須です。
次に、回答を受けた管理会社は合意内容を盛り込んだ更新契約書を作成します。2025年以降の電子契約普及により、国土交通省の推計では賃貸住宅の約６割が電子署名を導入しています。オンライン署名なら郵送のタイムロスを防ぎやすく、印紙税も非課税になるため費用負担も軽減されます。ただし、借主が高齢で電子機器に不慣れな場合は紙媒体を併用するなど柔軟な対応が望まれます。
最後に、契約書に署名・捺印（電子の場合は署名完了）したら、更新料や火災保険料を所定期日までに支払います。管理会社は入金確認後に控えを借主へ送付し、更新完了の証拠として保管します。ここまでを満了日の１週間前までに終えられると、家賃口座振替の再登録や次年度の固定資産税精算にも余裕が生まれます。
法定更新と合意更新の違いを理解する
ポイントは、民法が定める法定更新と、当事者が取り決める合意更新では法的効果が異なることです。契約期間満了後でも借主が引き続き占有し、貸主が異議を出さなければ自動的に法定更新となります。この場合、契約期間は定めのない期間に切り替わり、借主は１か月以上前の予告で解約できます。つまり、家賃の安定収入を期待する貸主にとっては好ましい形ではありません。
一方で合意更新は、更新契約書に新たな期間や家賃、更新料を明記し、双方が署名することで成立します。合意更新を選ぶと、期間を再度２年などに固定でき、貸主は長期安定収入を確保しやすくなります。また、借主にとっても家賃据え置きや設備交換の約束を盛り込める交渉余地があります。
実は、更新料の有無は地域慣習によって大きく違います。京都府や東京都区部の一部では家賃１か月相当が相場ですが、国土交通省「住生活総合調査2024」によると、全国平均では約0.55か月に留まります。合意更新ならこの金額の調整が可能なため、相手の事情を汲んだ丁寧な交渉が結果として空室回避につながると言えるでしょう。
更新時に見落としがちな費用項目
重要なのは、更新料以外にも費用が発生するケースが多い点です。まず保険料ですが、賃貸住宅総合保険の加入は入居中の義務と定める契約が一般的です。更新時に２年分一括で支払うと１万円台後半が目安ですが、水災補償を外すと約３割下げられます。
また、鍵交換費用を求められる場合があります。国土交通省の「賃貸住宅標準契約書（2023改訂）」では更新時の負担を借主とする条項例がありますが、消耗品とみなす考えもあり、一律負担はトラブルの火種です。借主が在室したままなので防犯上の理由は薄く、貸主側で費用を折半する提案が現実的と言えます。
さらに、家財置き場としての駐輪場やバイク置き場は、自治体条例改正により2025年度から使用料を「共益費」と区分するエリアが増えました。従来は無料だったスペースでも共益費に上乗せされる形で実質値上げとなる例が出ているため、更新契約書の費目欄を細かく確認しましょう。
家賃改定とトラブルを防ぐ交渉術
まず押さえておきたいのは、家賃改定には「経済事情の変動」「近隣相場との乖離」など正当事由が必要という点です。貸主が一方的に値上げを通知しても、借主が同意しなければ裁判で争うしかなく、時間と費用の負担が大きくなります。そのため、多くの管理会社は近隣成約事例や物価指数を示し、合理的な範囲で交渉を進めています。
借主側の切り札は、長期入居の実績や室内の良好な管理状況です。国土交通省「賃貸市場実態調査2024」では、５年以上の長期入居者が退去すると平均1.4か月の空室期間が発生し、オーナー損失は家賃の約15%に及ぶとされています。この数字を提示し、家賃据え置きや設備改善を交渉材料にすることが有効です。
一方で貸主は、修繕積立の不足を理由に適正な値上げ提案を行えます。特に築20年以上の物件は、排水管更新や外壁補修など大規模修繕コストが避けられません。借主にその必要性を丁寧に説明し、値上げ幅を年500〜1000円程度に抑えると合意が得やすくなります。
2025年度に利用できるサポート制度
実は、更新手続きに直接使える公的補助金は多くありません。しかし、2025年度に有効な関連制度をうまく組み合わせると費用負担を抑えられます。まず国交省の「住宅確保要配慮者円滑入居賃貸住宅改修事業」は、高齢者や子育て世帯向けの設備改善費を補助する仕組みです。貸主がこの制度を利用して物件のバリアフリー化を行えば、借主側の更新料据え置き交渉にも好影響を与えます。
また、環境省の「2025年度 既存住宅省エネ化補助金」は、窓の断熱改修や高効率給湯器の設置費用を最大50万円支援します。更新時に設備を入れ替える計画がある場合、貸主が補助を受けることで家賃値上げを抑制できます。
自治体独自の家賃補助も見逃せません。東京都では2025年度も「若者・子育て世帯家賃助成」を継続しており、最大月1万円を最長３年間支給します。契約更新を機に申請すれば、実質的な家賃負担を軽減できます。こうした制度は年度ごとに予算上限があるため、更新日から逆算して早めに情報収集することが大切です。
まとめ
ここまで、賃貸管理 更新手続きの流れ、法定更新と合意更新の違い、費用項目、家賃改定の交渉術、そして2025年度に活用できる支援策を整理しました。手続きを円滑に進めるカギは、満了日の３か月前から準備を始め、書面やデータで合意内容を残すことです。借主は長期入居実績を交渉材料に、貸主は補助制度を組み合わせて修繕費を確保しつつ、互いに納得できる条件を目指しましょう。適切な更新が実現すれば、安定した住環境と収益の両立が期待できます。
参考文献・出典
- 国土交通省 住生活総合調査2024 – https://www.mlit.go.jp
- 国土交通省 賃貸市場実態調査2024 – https://www.mlit.go.jp
- 国土交通省 賃貸住宅標準契約書（2023改訂） – https://www.mlit.go.jp
- 環境省 既存住宅省エネ化補助金（2025年度） – https://www.env.go.jp
- 東京都 若者・子育て世帯家賃助成（2025年度） – https://www.metro.tokyo.lg.jp